Atıf Sayısı
6
Görüntüleme
91
İndirme
41
Son yıllarda tanıklık edilen internet ve yazılım alanındaki hızlı gelişmeler sonucu, örgütlerde oluşturulan bilginin de hacminin aynı oranda arttığı gözlemlenmektedir. Bu bağlamda, hızla büyüyen bu bilginin etkili yönetimi de yönetsel zorunluluklardan biri olarak ortaya çıkmaktadır. Bilginin hızla artmasını sağlayan teknolojik gelişmeler, bilgi akışı ile başa çıkmak amacıyla örgütlere bazı kolaylıklar sunmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri bu noktada örgütlerin en önemli yardımcılarından birisi olarak değerlendirilebilir. Bu araştırma okul yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi’ne (DYS) yönelik görüşlerini belirlemeye yönelik nitel bir çalışmadır. Bu çalışmada nitel araştırma yöntemlerinden fenomenoloji (olgu bilim) deseni kullanılmıştır. Araştırmanın örneklemini; Amasya ilinde görev yapmakta olan 23 okul yöneticisi oluşturmaktadır. Araştırmaya katılan okul yöneticileri maksimum çeşitlilik örnekleme yöntemi ile belirlenmiştir. Okul yöneticilerinin, DYS’ye ilişkin görüşlerini belirlemek üzere araştırmacı tarafından hazırlanan ve iki bölümden oluşan yarı-yapılandırılmış bir görüşme formu kullanılmıştır. Araştırmada elde edilen verilerin çözümlenmesinde içerik analizi tekniği kullanılmıştır. Araştırma bulgularına göre, yöneticiler temel olarak resmi yazışmalar için ve gelen ve giden evrak takibi amacı ile DYS’yi kullanmaktadırlar. DYS’deki eksikliklere yönelik olarak yöneticiler, teknolojik eksikliklere ilişkin internet hızını, DYS kullanımına yönelik verilen eğitimlerin sayısının ve niteliğinin azlığı sistem ara yüzünün pratik olmayışı, okul dışında kişisel bilgisayar ya da mobil cihazlardan erişime izin vermemesi, geçmişe dönük belge taraması yapmanın zor olması, sistem metin editörünün yetersiz oluşu yöneticiler tarafından dile getirilen temel sıkıntılar olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer taraftan, okul yöneticileri, DYS’nin kendilerine en çok zaman ve kırtasiye malzemesi kullanımı olmadığından maddi açısından tasarruf sağladığını ifade etmişlerdir. Buna göre, döküman yönetimi bir organizasyondaki insanların yönetimi gibi belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği, hızlı ve tam metin arama, farklı formatta belge görüntüleyebilme, arşiv, tarihçe ve dokümanın yaşam çevrimi, sağlamaktadır.
As a result of the rapid developments in the Internet and software field that have been seen in recent years, the volume of information created in organizations is also seen to increase in the same rate. In this context, the effective management of this rapidly growing knowledge also appears as one of the administrative obligations. The technological developments that allow the rapid growth of information provide some facilities for organizations to cope with the information flow. Electronic Document Management Systems can be regarded as one of the most important assistants of organizations at this point. This research is a qualitative study aimed at determining the views of school managers on the Document Management System (DYS). In this study, the phenomenology (event science) design was used from the quality research methods. The examples of the study are made up of 23 school managers who are working in the province of Amasya. School managers involved in the study were determined by the maximum variety sampling method. A semi-configured interview form was used by the researcher to determine the views of school managers on DYS and consists of two sections. In the analysis of the data obtained in the research, the content analysis technique has been used. According to the research findings, managers mainly use DYS for official communications and for the purpose of tracking entering and going documents. With regard to the shortcomings in DYS, managers face the internet speed related to technological shortcomings, the number and quality of the training provided for the use of DYS, the lack of practical system interface, the lack of access from personal computers or mobile devices outside the school, the difficulty to do the document scan into the past, the lack of the system text editor, the basic problems expressed by managers. On the other hand, the school managers have stated that DYS provides financial savings because they do not use the most of time and land materials. Accordingly, document management provides access to documents and unaccessibility security, such as managing people in an organization, fast and complete text search, the ability to view documents in different formats, archive, history and document life circulation.
Dergi Türü : Uluslararası
Makale Detay 
Atıf Yapanlar
Benzer Makaleler
Dergi Bilgisi
Eseri Dinleyin
Bu Sayfayı Yazdırın
Paylaş
Mendeley
