Akademik olarak yayın yapan bir dergi, Sobiad ve Asos İndekslerinde taranmak amacıyla başvuru yapabilmesi için yayıncı, editör veya editör yardımcısının sistem üzerinden önce kullanıcı hesabı oluşturması zorunludur. Devamında ancak başvuru süreçleri tamamlanabilecektir. Müracaat şartları için dikkate alınması gereken en önemli durum yıl şartıdır. Bu bağlamda Sobiad’a müracaat için 5 yıl, Asos İndekse müracaat için ise 2 yıl düzenli yayın yapma şartı vardır. Bu şartları dikkate almadan müracaat eden dergilere bir yıl ambargo uygulanır.

Dergi incelemeleri kurum içi alan uzmanları tarafından yapılmaktadır. Uzmanların herhangi bir yayın grubu veya dergi ile ön yargı ve çıkar çatışması söz konusu değildir. Değerlendirme yapan uzmanlarımızın kendi alanları ile ilgili derinlemesine bilgi birikimi ve profesyonel yaklaşım sergilediklerini beyan ederiz.

Nicel İnceleme

İndekslere müracaat süreçlerinin başlangıcı teknik incelemedir. Burada bilgi ve belge yönetimi mezunu ekip çalışanlarının bir incelemesi söz konusudur. Burada derginin beyan ettiği bilgiler sorgulanır. Dergi beyan ettiği bilgilerde değişikliğe giderse (Dergi adı, ISSN numarası, yayıncı ilgisi …) bunu yayın yaptığı sayıdan sonraki ilk ayda indekse elektronik ortamda bildirmelidir.

Bu incelemede:

1. Dergi ISSN bilgisi sorgulanır. ISSN merkezinden yapılan sorgulamada müracaat esnasında beyan edilen e-ISSN ve/veya p-ISSN bilgisi sorgulanır ve bu bilgilerin dergi ana sayfasında açık bir şekilde yer alıp almadığı kontrol edilir.
2. Dergi başlığı kontrol edilir. Bu kontrol esnasında derginin ilk ve/veya ikinci dildeki başlığı kontrol edilir. Bu başlığın dergi ana sayfasında, dergi kapağında ve makalelerde yaygın bir şekilde kullanılıp kullanılmadığı sorgulanır.
3. Dergi yayıncısının bilgileri detaylandırılır. Bireysel veya kurumsal olup olmadığı, iletişim bilgilerinin ve adresinin sayfada ulaşılabilir olup olmadığı incelenir.
4. Dergi URL bilgileri takip edilir. Bunların ulaşılabilir olup olmadığı değerlendirilir.
5. Yayın etiği politikasının varlığına dikkat edilir. Burada uluslararası standartların korunup korunmadığı incelenir.
6. Derginin amaç ve kapsam bilgisinin ana sayfada varlığı ve açık anlaşılır olup olmadığı sorgulanır.
7. Arşiv politikasının varlığına dikkat edilir.
8. Hakem politikasının varlığına dikkat edilir.
9. Yayın ve yazım ilkelerinin varlığına dikkat edilir.
10. Benzerlik raporu uygulamasının varlığına dikkat edilir.
11. Yazarların iletişim kurabilmesi için editöryel ekibin iletişim bilgilerine erişilip erişilmediğine bakılır.
12. Makale PDF metninde yayın geliş, revizyon ve yayınlama tarihlerinin varlığı kontrol edilir.
13. Makale DOI kullanımı önemsenir.
14. Telif hakları ile ilgili bilgi bulunmalıdır.
15. Yazarların ORCID numaralarının varlığına bakılır.
16. Yazarların kurum bilgisinin varlığı sorgulanır.
17. Dergi teknik alt yapı olarak tek tek PDF, makale yayınlamaya uygun olmalıdır.

Nitel İnceleme

Yukarıda belirlenen maddeler dergi için sağlıklı bir şekilde oluşturulmuş ise baş editör dergiyi ÜAK temel alanlarına göre ilgili hakemlere iletir. Kendi alanının uzmanı olan bu akademisyenler ihtiyaç duydukları zaman alt alanlardaki hakemlerden de yararlanabilir.

Bu incelemede:

1. Yayınlanan dil ve/veya ikinci dildeki makale başlıkları, özetler ve anahtar kelimeler değerlendirilir.
2. Kaynakça gösterim sisteminin standart olup olmadığına bakılır.
3. Dilin açık anlaşılır, bilimsel olup olmadığı incelenir.
4. Derginin başvuru esnasındaki yayın sıklığına riayet edip etmediğine bakılır.
5. Derginin başvuru esnasında beyan ettiği yayın aylarına bakılır.
6. Editör, editör yardımcısı, alan editörleri ve varsa bilim ve danışma kurulunun çalışma kurum bilgileri linkler ile birlikte verilmelidir.
7. Editör kurulunun dergi içeriği ile uyumlu olması beklenir, ayrıca ülke ve cinsiyet farklılığı göz önünde bulundurulmalıdır.
8. Dergi başvuru esnasında beyan ettiği içerikleri istendiği anda indeks sorumlularına sunabilmelidir.
9. İndeks uygun gördüğü zamanlarda dergilerden hakem değerlendirme raporlarını isteyebilir. Bu raporlar ilgili ay içerisinde dergi kanıtları ile birlikte sunulmalıdır.
10. Makale içeriği, derginin başvuru esnasında beyan ettiği anahtar kelimeler ile uyumlu olmalıdır.
11. Atıf çeşitliliği yayın içeriğine uygun olmalıdır.
12. Dergi incelemesi esnasında dergiye yapılan atıflar ve derginin kendisine yaptığı atıflar önemli bir inceleme konusudur.
13. Yazarların yaptıkları atıflar ve yazarlara yapılan atıflar atıf analizi ile ortaya konulmaktadır.
14. Editöryel ekip Sobiad atıf analizi de dergi değerlendirme süreçlerinde önemli bir faktördür.
15. Yayın kaliteleri, dergi içeriğini zenginleştiren, yeni bakış açısı kazandıran, konuların tekrarı olmayan nitelikte olmalıdır.
16. Aynı yazarın aynı yıl içerisinde aynı dergide birden fazla yayın yapması olumsuz bir durum olabilmektedir.
17. Dergi editöryel ekibi kendi dergisinde yayın yapmamalıdır.

Ambargo Uygulama

1. Dergi müracaat esnasında yıl şartına uygun başvuruda bulunmazsa bir yıllık bir ambargo sürecine girer.
2. Dergi editöryel incelemesi sonucunda red kararı çıkarsa derginin en az iki yıllık bir ambargo süreci başlar.

İndeksten Çıkarılma

Sobiad ve Asos İndeks, birbirinden farklı kalite kriterlerine bağlı olarak dergileri indekslemektedir. Bu kriteri sağlayan dergiler indekslerde taranır. Yıl içerisinde yapılan incelemeler sonucunda kriterleri sağlamayan dergilerden açıklama istenir. Bu açıklamalar hakem kurulunu ikna etmezse dergi indekslerden düşürülür (Sobiad’dan Asos İndekse) veya tamamen çıkarılır.